Nejčastější otázky

Splátky

Jaká je maximální výše průběžné splátky? (v případě zálohových plateb u NNO)
Další průběžné splátky jsou v případě NNO vypláceny na základě předpokládaných výdajů (po odečtu nevyčerpané výše předchozí splátky). Na průběžné splátky není zatím stanoven maximální limit, nicmémě bude kontrolován kvalifikovaný odhad výdajů pro příští období.

Je možné předložit monitorovací zprávu dříve než za dané 6-měsíční období?
Předložení mimořádné průběžné monitorovací zprávy ve zkráceném termínu (např. z důvodu vyčerpání zálohy před termínem další průběžné monitorovací zprávy) je nutné předem konzultovat s Nadací OSF a bude povolováno pouze výjimečně. V takovém případě budou následné termíny podání zpráv upraveny dodatkem ke smlouvě o poskytnutí nadačního příspěvku.
 

Způsobilé výdaje

Je možné uhradit zálohu na letenky před zahájením projektu?
Ne, výdaje projektu není možné hradit před jeho zahájením. Způsobilým výdajem je pouze takový výdaj, který byl uhrazen v období realizace projektu, nejpozději však do 30 kalendářních dní po ukončení projektu (např. mzdové náklady).

Je možné spolufinancovat pouze nepřímými náklady (v případě příjemce NNO)?
Ano, projekt je možné spolufinancovat i/pouze nepřímými výdaji projektu.

Dovolená - je uznatelným nákladem 5 týdnů dovolené? Je nutné ji čerpat poměrově k projektu?
5 týdnů dovolené je způsobilým nákladem projektu, pokud je to v souladu s interními předpisy organizace. V rámci první monitorovací zprávy doporučujeme doložit kopii předpisu zaměstnavatele, který stanovuje délku dovolené pro zaměstnance v uvedeném rozsahu. Dovolenou je nutné čerpat poměrově k odpracované výši úvazku a době na projektu.

Jak se správně zaúčtuje nadační příspěvek?
Nadační příspěvek doporučujeme u tzv. nevýdělečných organizací zapsat do účetnictví jako bezúplatně přijaté plnění na účet 682. U ostatních typů příjemců doporučujeme konzultovat zaúčtování s auditorem organizace.

Jak máme vykazovat náklady na dobrovolníky (in-kind)?
Náklady na dobrovolníka (in-kind) prokazuje příjemce grantu: 1) kopií smlouvy uzavřené mezi organizací a dobrovolníkem (v rámci první monitorovací zprávy, ve které náklady na dobrovolníka uplatňuje), 2) výkazy práce dobrovolníka (v rámci průběžných a závěrečných monitorovacích zpráv projektu), 3) čestným prohlášením (v rámci závěrečné zprávy projektu). Smlouva může být uzavřena i mimo zákon o dobrovolnictví; měla by obsahovat předpokládaný rozsah práce a hodinovou/měsíční sazbu.  

Finanční zpráva projektu

Můžeme v rozpočtu projektu zřídit novou položku?
Obecně lze v rozpočtu projektu zřídit novou položku za dodržení těchto podmínek: 1) snížení čerpání nákladů v jiných položkách rozpočtu, 2) zřízení nové položky nesmí mít vliv na aktivity projektu schváleného hodnoticí komisí. Pokud se jedná o úpravu, kdy přesun přesun finančních prostředků mezi kapitolami rozpočtu nepřesahuje 10 % (resp. je méně než 500 000 Kč) objemu způsobilých výdajů kapitoly dle schváleného rozpočtu, ze/do které jsou prostředky přesouvány (podrobněji viz Příručka str. 56-57), uveďte tyto úpravy v rámci monitorovací zprávy jako nepodstatné změny.

Máme mzdové výdaje znova rozepisovat do soupisky dokladů?
Ne, u položek, jejichž podrobný rozpis je uveden v listu Mzdové výdaje, uvádějte vždy pouze mezisoučet dané položky za sledované období (např. shrnutí čerpání položky 1.1.1.1.), viz první poznámka v listu Soupiska dokladů dole pod tabulkou.

Jak máme správně vykazovat mzdové výdaje, zejména pokud se realita liší od automatického výpočtu v tabulce?

Vykazování mzdových výdajů ve finanční zprávě se liší dle toho, zda:
a) příjemce uplatňuje v rámci úvazku zaměstnance na projektu stejnou sazbu (tzn. zaměstnanec má ve všech projektech v organizaci stejnou hodinou sazbu), nebo
b) má zaměstnanec pro projekt stanovenou odlišnou sazbu.

Postup pro a) příjemce uplatňuje v rámci úvazku zaměstnance na projektu stejnou sazbu
(tj. organizace nárokuje část úvazku zaměstnance, který má jeden mzdový výměr a stejné sazby):

Do sloupce F (buňky pro daného zaměstnance za daný měsíc) vepište celkovou zaúčtovanou hrubou mzdu včetně příplatků a odměn v daném měsíci (v souladu s mzdovým listem zaměstnance). Výše nárokovaná v projektu se dopočte po zadání údajů do sloupce I (Počet odpracovaných hodin na projektu). Zákonné pojištění zaměstnavatele se automaticky počítá ve sloupci K (v případě výběru POJ ve sloupci E).

Postup pro b) příjemce uplatňuje v rámci úvazku zaměstnance na projektu odlišnou sazbu
(tj. organizace nárokuje část úvazku zaměstnance, který má více mzdových výměrů pro různé pracovní pozice s různou pracovní náplní a různou hodinovou sazbou):

Do sloupce F (buňky pro daného zaměstnance za daný měsíc) vepište hrubou mzdu nárokovanou dle smlouvy (dodatku) pro projekt (zohledněn úvazek a výše mzdy pro projektu), ve sloupci G pak bude fond pracovní doby (má-li daný měsíc 176 hodin, tak budou hodiny pokráceny pro daný úvazek, např “=176*0,6" úvazek), čímž vznikne správně vypočítaná hodinová mzda, která je dále násobena ve sloupci I (počtem reálně odpracovaných hodin- z výkazu práce) a tím pádem bude správně vykázán jak mzdový příspěvek na projekt ve sloupci J, tak vypočítáno pojistné (v případě výběru POJ ve sloupci E).

Jakým způsobem předkládáme přehled výdajů projektu?
Přehled výdajů projektu předkládáte po prvních 3 měsících realizace projektu, a to do 30 dní po uplynutí daného období. Přehled výdajů projektu se vyplňuje pouze v elektronické formě – relevantní příloha se nahrává do databáze Grantys na stránce Žádost / Projekt v části Další informace. Zde je pod záložkou Zprávy uveden přehled termínů pro odevzdání monitorovacích zpráv projektu, přílohu nahrajte po kliknutí na detail 1. zprávy a pojmenujte číslo projektu_Financni-zprava_PVP_1.

Máme s přehledem výdajů předložit kopie účetních dokladů?
Ano, k přehledu výdajů projektu (PVP) příjemce grantu dokládá: 1) skeny pracovních smluv zaměstnanců, či dodatků k pracovní smlouvě včetně aktuálního mzdového výměru, ze kterých vyplývá zapojení zaměstnance do projektu a výše úvazku na projektu (příp. směrnice organizace na projekt); 2) relevantní mzdové lístky; 3) bankovní výpisy o úhradě mzdových výdajů a 4) pracovní výkazy. Příjemce dokládá všechny podklady k PVP elektronicky (e-mailem nebo přes úschovnu). Odevzdané podklady již nebude muset předkládat v rámci první monitorovací zprávy projektu.

Jakým způsobem máme doložit příjmy projektu a kdy?
Příjmy projektu (tj. přímé výnosy nebo úroky z projektového účtu) vykazujte  v půlroční monitorovací zprávě v listu Soupiska dokladů do řádku Přímé výnosy z projektu/ úroky z projektového účtu. Příjmy doložte výpisem z účtu.​

Kam se uvádí spolufinancování mzdových výdajů?
Spolufinancování všech výdajů včetně mzdových se uvádí v Soupisce dokladů (sloupec H) v rámci půlroční monitorovací zprávy (v přehledu výdajů projektu postačí pouze celkové čerpání za položku).

Změny v čerpání jednotlivých položek rozpočtu
Příjemce grantu je oprávněn (v souladu s článkem 3, bodem 3 grantové smlouvy) provádět přesuny finančních prostředků mezi jednotlivými položkami uvnitř kapitoly rozpočtu v rozsahu maximálně 10 % položky. Přesuny vyšší než 10 % položky je nutné předem konzultovat s koordinátorkou programu. Pokud se jedná o přesun finančních prostředků mezi kapitolami rozpočtu přesahující 10 % kterékoliv kapitoly rozpočtu, jedná se v souladu s Příručkou pro žadatele a příjemce grantu o podstatnou změnu.